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Por Redacción - 10 Febrero 2015
Las redes sociales forman parte del día a día de muchas personas y, por ello, se han convertido en una herramienta muy potente para que las empresas promocionen sus eventos corporativos. De hecho, plataformas como Twitter, Facebook o LinkedIn (¿por qué no?) desarrollan un rol destacado a la hora de difundir una actividad, con su correspondiente contrapartida en lo que a comercialización e ingresos vía anunciantes se refiere.
Sin embargo, para que una empresa se beneficie de las ventajas que aportan las redes sociales a los eventos de empresa es importante que confirme que la difusión de dicho acto está optimizada ya que de lo contrario los esfuerzos habrán caído en saco roto. Es por ello que a continuación analizamos, de la mano de la compañía Gryffin, cinco claves determinantes para optimizar la experiencia de un evento de empresa en redes sociales.
Planificación del evento con antelación
La organización y planificación de un evento no es una cuestión baladí y para ello es necesario contar con tiempo suficiente, también a la hora de promocionar dicho evento en redes sociales. Los expertos estiman que entre uno y tres meses es el periodo necesario para llevar a cabo esta gestión. Para ello, hay que comenzar publicando la información de tal evento en el mayor número de canales posible, tanto blogs, como foros o medios de comunicación. De igual modo, en esta fase se deben tener en cuenta las menciones que se reciban tanto por parte de otros organizadores, como del público que haya confirmado asistencia y, lo que es más importante, a aquellos usuarios a los que se quiere influir para que hablen de él.
De igual modo, en esta fase de antelación se deben abrir perfiles y páginas independientes de tal evento, en las que ir publicando las noticias relevantes del mismo, el programa de desarrollo, participantes, información práctica y datos de contacto. Las redes sociales juegan un importante papel en este momento, para lo que se debe seguir a aquellos que mencionen la marca y se hagan eco del evento, fundamentalmente si se trata de influencers.
En lo que respecta a la difusión de pago, los expertos también aconsejan invertir en Facebook Ads y promocionar un hashtag correctamente analizado, que funcione con los usuarios de Twitter pero que fundamentalmente sea resultante en el largo plazo y el día del mismo. De igual manera, es fundamental analizar los resultados de todas las acciones llevadas a cabo y corregir aquellos números que no resulten demasiado eficientes o acordes con los objetivos de la campaña.
Durante las semanas previas
La fase de organización se debe intensificar en el último mes previo al evento. Así, desde que se sobrepasan las tres semanas anteriores a la celebración de la actividad se tiene que intensificar la planificación, para lo que es importante contar con un contenido en vídeo que sea viral, se anuncien promociones y sorteos para los participantes en el evento y se publique el mayor número de imágenes sobre el evento posible.
En el lado de los asistentes al mismo, es prioritario analizar sus menciones en las redes sociales y asegurarse de que su experiencia es lo más positiva posible con respecto a dicho acto. Hay que pensar que si ellos están bien publicarán contenidos positivos sobre el evento y se mejorará notablemente la imagen de marca.
La hora de la verdad
Una vez que lleva el día del evento en sí hay que cuidar al máximo las comunicaciones en redes sociales. Para ello, se debe informar a los participantes de dicha actividad de que el evento es transmitido a través de estas plataformas, para lo cual se les puede hacer entrega de algún documento con el hashtag seleccionado, así como el contenido propio del evento y los perfiles que se han creado.
En paralelo, es prioritario cuidar las publicaciones que se producen ese día, por lo que antes de subirlas a las redes sociales se deben revisar. De igual modo, se debe contar con un equipo de profesionales que sepan cuál es el lenguaje que se debe utilizar de acuerdo a cada tipología de evento y que conozca las particularidades de las redes sociales. Estos tienen que hacer especialmente en responder a las menciones que reciban, informar a los usuarios y comentar objetivamente lo que se está produciendo en el acontecimiento físico.
Final, pero no del todo
Una vez que finalice el evento no está todo terminado en lo que respecta al uso de las redes sociales para su promoción. Así, es fundamental que se lleve a cabo una publicación de los resultados del mismo, así como una crónica de lo que sucedió y que todo ello sea difundido a través de las redes sociales. Como no puede ser de otra manera, se debe seguir respondiendo a los comentarios que se reciban en redes sociales y promover la participación de los internautas, bien con encuestas bien con preguntas directas.
Asimismo, otra parte fundamental para que un evento sea promocionado adecuadamente es el análisis de métricas. Así, se deben seleccionar cuidadosamente los criterios que se van a seguir para analizar los resultados del evento y, tras su finalización, llevar a cabo un documento con tales datos y las conclusiones que se establecen.
La gran pregunta
Por último, una duda que corroe a muchas organizaciones es la selección de los canales adecuados de comunicación. En este sentido, el abanico es amplio y la oferta de redes sociales aumenta a pasos agigantados. Sin embargo, se debe optar por aquellas que tienen una mayor recepción en la audiencia y estas siguen siendo las redes sociales de tipo generalista.
Es por ello que inclinarse por Twitter y Facebook siegue siendo la opción más acertada para promocionar un evento. Eso sí se debe cuidar al máximo la organización de los perfiles, su imagen física, así como todo lo que tenga que ver con la transmisión de información a los internautas. De lo contrario, de nada servirán los esfuerzos realizados.
