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En este artículo vamos a hacer un repaso a las recomendaciones específicas para envíos masivos que facilita Microsoft para mejorar la entregabilidad en Hotmail, Live, MSN, Outlook.com, etc. Están directamente extraídas del libro blanco del servicio de soporte de Microsoft específico para proveedores de servicios de emailing. Lógicamente partimos de la base de que usamos un proveedor de email marketing de garantías. En este punto no soy imparcial y recomiendo usar la plataforma Mailrelay, pero objetivamente siempre hay que optar por proveedores que garanticen, como mínimo, lo siguiente:
El segundo paso es cumplir las normas básicas para no ser considerados SPAM,teniendo en cuenta que adicionalmente, Hotmail tiene algunas recomendaciones específicas, algunas de ellas no muy conocidas, que pueden ayudar y mejorar la entrada de nuestros emails al Inbox del destinatario. Veamos las más importantes: EVITAR LAS QUEJAS Y CLICKS EN CORREO NO DESEADO Cuando nuestros suscriptores pinchan en el botón de correo no deseado en el interfaz de Hotmail, en vez de darse de baja con nuestro enlace, afecta muy negativamente a la reputación de nuestros envíos en este operador. Para evitarlo, Hotmail recomienda insertar un texto bien visible al principio del diseño del boletín que indique al receptor de forma inequívoca que pinchando ahí se dará de baja. Debe ser además directo con un único click y sin ningún trámite adicional para evitar que por pereza recurra al botón de correo no deseado. AUMENTAR EL NÚMERO DE SUSCRIPTORES QUE NOS MARCAN COMO REMITENTE SEGURO Lo mismo que el punto anterior pero al revés. Al igual que los que pinchan en correo no deseado bajan nuestra reputación, los que nos agregan a contactos como remitente seguro la suben. Por este motivo es recomendable enviar boletines informativos que interesen realmente a los suscriptores intercalados con los envíos comerciales. Adicionalmente Hotmail recomienda meter también un texto al inicio del boletín animando al suscriptor a hacerlo si desea seguir recibiendo nuestros correos. Debería ir justo debajo del que indica el enlace de baja directa. IDENTIFICAR CLARAMENTE AL REMITENTE El el texto del pié del boletín debemos indicar todos los datos de quién realiza el envío sin ambigüedades e indicando claramente todo lo necesario para localizar a nuestra empresa. INCLUIR UN TEXTO LEGAL INEQUÍVOCO DE NUESTRA POLÍTICA CONTRA EL SPAM Debe contener una explicación de cómo se han obtenido los correos electrónicos, enlace a nuestra página de política de protección de datos, declaración de nuestra inequívoca voluntad de respetar las normas de envío de correos comerciales y un medio para solicitar un feedback a los suscriptores que deseen comunicar alguna queja o sugerencia, incluso de terceros como el ESP u operador de comunicaciones. LIMPIAR LA BBDD DE CORREOS ANTIGUOS Y NO VÁLIDOS ANTES DE ENVIAR Hotmail da mucha importancia a que la BBDD esté actualizada. No debe enviarse a BBDD antiguas de golpe ya que el alto porcentaje de rebotados y cuentas que ya no están activas hará caer la reputación de nuestro dominio. El proveedor que usemos, como Mailrelay.com debe limpiar de forma automática las listas subidas antes de ser enviadas cotejándolas con una de las más completas BBDD de mails antiguos fallidos a nivel mundial. MANTENER UNA CADENCIA DE ENVÍOS Y VOLUMEN CONSTANTE Y COHERENTE El número de mails enviados desde nuestro dominio deber ser constante y con variaciones pequeñas. Es decir, si iniciamos los envíos de boletines masivos debemos primero ir mandando a bloques pequeños cada día y paulatinamente ir aumentando el tamaño poco a poco hasta completar el volumen total que necesitamos para cubrir nuestros envíos. Esto también se aplica a la cadencia, al número de veces que mandamos. Si se envían 2 boletines al mes no podemos pasar a mandar 10 sin un periodo de adaptación previo e intermedio entre ambas situaciones. En resumen no deben variarse de golpe nunca ni el volumen ni la cadencia de envíos. Igualmente, si cambiamos de proveedor de emailing es necesario un periodo de adaptación para que Hotmail identifique que los envíos son legítimos por lo que conviene enviar de forma paulatina por ambos proveedores (cambiando previamente el SPF) para que se produzca un efecto de calentamiento de IPs necesario para enviar cada vez más volumen. SEPARAR CORREOS DE INFRAESTRUCTURA DE LOS BOLETINES COMERCIALES Se trata de mandar desde IPs distintas los correos corporativos del día a día de la empresa de los boletines comerciales. Incluso en estos últimos es conveniente también separar las infraestructuras de envíos en base a una segmentación basada en si son correos de captación pura y dura, fidelización, atención postventa, etc. Esto en realidad tiene su punto positivo y negativo, ya que el envío de emails transaccionales (como facturas personalizadas) redunda en una mejora de reputación que sería bienvenida para los envios comerciales, pero claro, puede pasar a la inversa, que a nuestros clientes no les lleguen las facturas debido a que Hotmail ha cortado el grifo porque sus filtros de envíos masivos así lo deciden. Esto lo trataremos en profundidad en un futuro artículo. EL REGISTRO SPF DEBE INCLUIR RANGOS SEPARADOS Y RESTRINGIR DEL TODO LOS DEMÁS Todas las infraestructuras comentadas en el punto anterior deben incluirse en el registro SPFpor separado como rangos de IPs autorizados y debe indicar al final el parámetro -all para bloquear activamente todos los envíos que puedan provenir de cualquier otra IP con nuestro dominio como remitente. Conclusión Aunque lo operadores ISP como Hormail tienen la sartén por el mango y pueden bloquear cualquier envío de forma unilateral independientemente de la reputación, legitimidad, etc. todas estas recomendaciones, no sólo son útiles para entrar correctamente en los servicios de correo de Microsoft, como Hotmail, Live, MSN, Outlook.com, etc, también nos van a ayudar a mejorar la reputación en cualquier operador tanto de correo como de Internet mejorando la entregabilidad de todos nuestros boletines sea cual sea el receptor. Por tanto recomendamos seguirlas todas para maximizar los los resultados y retornos de las campañas de mailing.
