Las 10 reglas básicas para el envío de email transaccional eficaz

Una de las técnicas de marketing online a la que las empresas dedican menos esfuerzos a pesar de sus positivos resultados es el email transaccional o también llamado de servicio. Este tipo de emails son aquellos mensajes que una empresa envía al usuario de forma automática en respuesta a una acción o petición determinada de este. Por ejemplo, la confirmación y el seguimiento de una compra online, la autentificación de registro (doble opt-in) o la renovación de contraseña. Emails, por tanto, imprescindibles para cualquier negocio online u offline.

Como se trata de mensajes que los usuarios esperan recibir, estos emails tienen tasas de apertura muy superiores a las de email marketing. Este aspecto ha hecho crecer significativamente el interés de las empresas por ellos, y por ello en SPLIO nos recuerda las reglas básicas para garantizar el envío exitoso de estos mensajes:

1. No son emails comerciales: Aunque los mensajes transaccionales pueden mejorar notablemente nuestra imagen de marca e incluso generar más ventas de forma indirecta, hay que tener muy claro que no son emails comerciales. El objetivo de estos mensajes es informar y prestar servicio a los clientes, aportando valor añadido.
2. En tiempo real: Estos emails deben ser enviados en tiempo real, dado que está dando un servicio al usuario. Hay que asegurarse que llegan cuando el cliente los necesita.
3. No son envíos masivos: Al ser un tipo de email que se envía al destinatario automáticamente al llevar a cabo una acción determinada, son emails que se envían de manera individualizada y personalizada y no de forma masiva como las newsletters.
4. Personalización: Al tratarse de emails más one to one, es importante que sean emails con un alto nivel de personalización, no solo con los datos relativos a la acción en concreto que se ha llevado a cabo (número de confirmación de pedido, nueva contraseña, etc.) sino también con los datos que ya tenemos del cliente, como su nombre, puntos de la tarjeta de fidelización, tienda más cercana a su domicilio, etc.
5. Asegurar la entrega: En este tipo de email es imprescindible asegurar la entrega, ya que si fallamos generaremos en el cliente dudas y preocupaciones innecesarias que lo pueden llevar a desconfiar de nuestra marca. El envío más seguro se consigue creando los emails transaccionales directamente desde la propia plataforma de cada empresa y luego usando una plataforma profesional para envío de mensajes transaccionales. De esta manera es mucho más fácil conseguir la entrega segura y en bandeja de entrada de estos mensajes.
6. Independientes de los envíos de marketing: Es aconsejable hacer una gestión separada de los emails transaccionales y los de marketing, aislando la reputación de ambos con configuraciones (IP, dominios etc.) diferentes. Esto asegurará que la reputación de los envíos de marketing no afecte a los transaccionales ni viceversa.
7. Trackear resultados: Como en cualquier otra técnica de marketing, no tiene sentido enviar si no podemos saber y analizar cómo funcionan nuestros envíos. Analizar los resultados y estadísticas de los emails transaccionales no sólo nos permite saber que estamos haciendo bien el trabajo, sino también conocer mejor a nuestro cliente y lo que más le interesa. Este tracking normalmente no se puede tener si se envían los emails transaccionales solo desde los propios servidores, pero sí si se hacen pasar por una plataforma profesional.
8. Imagen de marca: Aunque no sean emails comerciales, son emails importantes en la relación con el cliente para fidelizar y crear marca. Es por ello que debe serel departamento de marketing quién conciba y cree estos mensajes. Es importante cuidar en ellos el mensaje, el lenguaje, el tono y la imagen que se quiere transmitir y que debe ser identificativa de la marca.
9. Simplicidad: Al tratarse de un tipo email que tiene como objetivo principal informar y dar un servicio, el objetivo es que sean de fácil comprensión y visualización, con un texto claro y simple, para dar servicio al cliente rápido y fácilmente.
10. Información extra: Además de la información relacionada con la acción del usuario, se puede añadir en los emails transaccionales algún tipo de contenido extra. Hay que ceñirse tan solo a aquella información que aporte valor añadido, como enlaces a las redes sociales de la empresa, invitaciones al programa de fidelidad,? Como regla general este contenido nunca debe superar el 20% del contenido total del email transaccional.

Conseguir el éxito con los emails transaccionales es un proceso largo y continuo, y es fruto de una colaboración estrecha entre el equipo de marketing, IT y el proveedor de la plataforma de envío. Si esta combinación ganadora trabaja coordinada la consecución de los objetivos marcados está asegurada.