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El correo electrónico es un poderoso canal de comunicación, que a través de Internet, nos permite enviar y recibir mensajes de forma inmediata; desde cualquier lugar del mundo. Actualmente, esta herramienta se ha convertido en una opción costo - eficiente para las organizaciones; por lo que se ha incrementado considerablemente su uso a nivel empresarial, hasta llegar al punto de ser imprescindible hoy en día para la optimización de los procesos operativos internos y externos de la empresa. En este sentido, a continuación se presentarán las mejores prácticas para poder construir y difundir mensajes de comunicación que realmente sean eficaces y que cumpla con los objetivos planteados por sus realizadores: Sea breve: Es mejor que un mensaje sea corto y conciso; que largo y redundante. Generalmente, las personas reciben una gran cantidad de correos diariamente; por lo que no poseen el tiempo suficiente para leerlos todos detalladamente, es por esta razón que el correo debe contener sólo las palabras estrictamente necesarias. Tenga claridad en el mensaje: Para que los lectores puedan interpretar correctamente lo que se desea transmitir, el mensaje debe ser fácil de digerir y de entender; para ello, es recomendable que en el primer párrafo se coloque la idea principal de todo el texto; y en los párrafos siguientes se redacten las ideas secundarias que lo complementen. Apele a la sencillez: Para poder comunicarse eficazmente, sea preciso y defina con exactitud el propósito que se busca con el envío del mensaje. Procure ser directo y no dar muchos rodeos. La reiteración de mensajes y la construcción de oraciones subordinadas o muy largas pueden complicar la redacción y recargar de datos innecesarios el contenido del correo electrónico. Verifique el tamaño de las imágenes: Antes de enviar cualquier comunicación usted debe asegurarse de que las imágenes no sean muy pesadas; ya que esto retrasa el proceso que permite abrir y visualizar el mensaje, en el mejor de los casos. Gran cantidad de imágenes que sobrepasen la capacidad que tiene cada correo, puede impedir que la comunicación sea enviada. Utilice un título impactante: Un buen título puede ser determinante para que una persona abra o no su correo. Evite redactar títulos que sean aburridos o exagerados. Sintetice el contenido del correo: Escriba una frase que sea atractiva en el campo de “asunto” para que sirva de anzuelo y los motive a seguir leyendo el correo. Nunca lo deje en blanco, ya que es un elemento informativo que le permitirá a los receptores saber rápidamente de qué se trata el contenido del mensaje. Revise la gramática y la ortografía: El corrector ortográfico puede ser útil para corregir algunas equivocaciones comunes y obvias, como acentos mal colocados y palabras mal escritas; sin embargo, hay otros errores que se pueden pasar por alto y que requieren de un buen criterio del redactor para poder ser arreglados. Tómese su tiempo: Invierta la cantidad de tiempo que considere necesario para pensar y redactar el mensaje; así como también, para la corrección de los errores y la revisión final del mismo. Compruebe los enlaces: Verifique que los links que contenga su mensaje apunten en la dirección correcta. Confirme que todos los enlaces estén bien, enviando un correo de prueba a uno de sus correos personales y haciendo clic en cada uno de ellos para validarlos y confirmar su veracidad. Identifíquese claramente: Coloque al final de cada correo una firma propia que lo diferencie de los demás y que esté conformada por los siguientes datos: nombre, apellido, teléfonos, correos electrónicos, departamento al que pertenece y empresa de la que usted procede. Revise los destinatarios: En caso de que el mensaje sea enviado a un usuario, verifique los datos del mismo antes de enviar el e-mail. Si en cambio, el mensaje es enviado a una lista de contactos; usted debe tener mucho cuidado al seleccionar la base de datos para evitar confusiones y mensajes cruzados. Personalice sus comunicaciones: Al colocar el nombre o alguno de los datos personales de los receptores del mensaje, se incrementa posibilidad de que el usuario lea el contenido del correo; ya que el usuario percibe una relación directa entre él y la empresa o marca emisora de los e-mails que rompe la barrera inicial. Elija el día más adecuado: Varios estudios científicos han concluido que los mejores días para el envío de e-mails son los martes o miércoles. Los días lunes, las personas aún están recuperándose del fin de semana; los jueves y viernes, las personas están muy cansadas y ocupadas con sus obligaciones. Sea consistente: Utilice una misma plantilla para el envío de sus comunicaciones; esto es muy importante, porque así los usuarios pueden identificar y relacionar el diseño de la misma con una empresa o con un tipo de mensaje en específico. Por el contrario, si usted usa plantillas diferentes; sólo generará confusión. Controle la cantidad de mensajes: Sea constante en el envío de las comunicaciones; pero no exagere ni envíe mensajes innecesarios que no aporten valor al usuario. Asimismo, Intente crear y respetar una periodicidad; que permitirá que las personas se acostumbren al horario y al calendario, en el que esperen recibir el contenido. Escriba para el receptor: Investigue las características y el perfil de las personas a quienes se les va a enviar el e-mail; y luego, redacte y adapte el contenido de acuerdo al lenguaje manejado y al nivel de conocimientos que tiene ese público.
