Por Redacción - 20 Junio 2022
Los recordatorios de citas a clientes son una práctica cada vez más extendida en las empresas, ya que contribuyen a ahorrar tiempo y recursos, y a limitar las faltas de asistencia.
Aunque las organizaciones con actividades relacionadas con la sanidad han sido las que más envíos de este tipo han realizado, muchos otros negocios como restaurantes, hoteles, inmobiliarias o empresas de recursos humanos están recurriendo con cada vez más frecuencia a esta actividad.
La automatización contribuye a reducir las citas perdidas, reprogramar las visitas o reasignar la hora a otro cliente, ya que si un usuario no puede asistir se le envía inmediatamente un mensaje con los horarios disponibles para su reagendamiento.
De este modo, se evita la doble pérdida que supone para los negocios la cancelación de una cita sin aviso previo a última hora, lo que genera ingentes costes a las organizaciones.
Además, la automatización facilita una comunicación rápida y directa, que puede garantizar una respuesta inmediata y permite a los trabajadores de la empresa invertir su tiempo en otras tareas.
Existen diferentes tecnologías que pueden ayudarte a recordar citas a tus clientes, con el objetivo de reducir las pérdidas generadas por el ausentismo, que pueden llegar a ser millonarias, la tasa en España oscila entre el 12 y el 19%. A continuación, repasamos las más importantes.
Los recordatorios de citas por SMS son la forma más efectiva de reducir este ausentismo, según señalan varios estudios. La automatización de los recordatorios con un programa de gestión de citas, resume en un solo mensaje los datos más importantes: fecha, hora, lugar e identidad del cliente.
En primer lugar, es necesario integrar el software de la empresa con la mensajería SMS a través de una SMS API con el objetivo de proporcionar notificaciones a los clientes. La programación permite que los envíos se realicen de manera automática con la antelación que tú decidas. Asimismo, es posible personalizar el mensaje para generar mayor impacto en el usuario, apelando a él por su nombre o incluyendo la hora de la cita y los datos del profesional que le atenderá.
El beneficio es notable ya que los recordatorios de citas por SMS son capaces de incrementar la tasa de asistencia en casi un 50%. Además, el porcentaje de citas canceladas por los clientes tras la recepción de un recordatorio en sus dispositivos móviles es inferior al 5%.
También hay que tener en cuenta que los SMS tienen una tasa de apertura del 95% y llegan directamente al móvil de tus clientes, sin necesidad de que instalen o consulten ninguna app adicional.
La API de WhatsApp Business está diseñada para atender las necesidades de las empresas. Su misión es facilitar las comunicaciones con los clientes a través del inicio de una conversación en tiempo real, que puede producirse mediante un chatbot o un agente, lo cual agiliza el recordatorio de citas.
Una vez conectada la API de WhatsApp Business, es necesario obtener el consentimiento del cliente de manera explícita, para poder enviarle este tipo de información. Después, hay que elegir el momento adecuado para realizar el recordatorio, que oscilará entre unas horas y varios días previos a la cita. WhatsApp Business también permite la creación de una plantilla automatizada con un toque personal para implementar este tipo de comunicaciones.
Las notificaciones push son mensajes cortos y pegadizos que se envían a los usuarios, que previamente han aceptado recibir dichas comunicaciones.
Este tipo de notificaciones consiguen habitualmente unas tasas más altas de apertura que otros medios convencionales. La inmediatez y la agilidad son sus cualidades más destacables.
Son, en definitiva, avisos directos e instantáneos que llegan a los móviles sin necesidad de que el usuario tenga abierta la app o actualice la información. Los mensajes push recordatorios no son tan intrusivos como una llamada pero captan más la atención que un correo electrónico, ya que generan una información personalizada muy efectiva en el recordatorio de citas. El usuario recibe el contenido que le interesa y en el momento que lo necesita.
