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Estas en un día de trabajo y te ves lleno de actividades por realizar. Tienes las actividades que has planificado para el día, pero además tienes los requerimientos de varías áreas, compañeros, aliados y proveedores para realizar actividades y además las solicitudes y agenda de reuniones del día. Acaba el día y te sientes sin energía y frustrado porque sientes que el día no pudiste avanzar con todo lo que tenías. Miras tu listado de actividades y no casi no has avanzado. Desde que inició el COVID hay más requerimientos, ha aumentado la carga de trabajo y parece que el día no es suficiente, pero más aún, no sientes que estas avanzando ¿Cómo mejorar mi desempeño y cumplir con las actividades propuestas? La clave está en el tiempo.
El tiempo es un elemento escaso, que no se recupera y que sirve de materia prima para alcanzar los resultados que buscamos. Según como administremos el tiempo, será el impacto que logremos. Pero, en general, hay mucha gente que siente una lucha interna diaria por cumplir con sus obligaciones, alcanzar crecimiento profesional y tener un balance entre vida personal y profesional. Es como si el tiempo de fuera de las manos y no su hiciera nada, más aún después del entorno COVID por el que estamos atravesando. Para salir adelante en esta nueva situación es necesario considerar algunas cosas: 1) Comprender el concepto de impacto. 2) Entender el formato de teletrabajo por COVID y los sentimientos que trae. 3) Entender la necesidad humana de complacer a otros para cumplir. 4) Comprender la importancia de la reflexión para innovar y transformarse.
El impacto se refiere a la forma en que alcanzamos los mejores resultados en el menor tiempo posible y se define en base a nuestro concepto de crecimiento. Para entenderlo, debemos establecer primero cuales son nuestras metas u objetivos, es decir, hacia donde queremos llegar. Una vez que tenemos esto establecido, el impacto va a traducirse en actividades que tengo que realizar para alcanzar estos objetivos o metas. Teniendo esto claro, nuestro día a día deberá enfocarse en realizar las actividades que más se enfoquen en cumplir con estos objetivos y por tanto alcanzar el mayor impacto. Existe un método en el que haces un listado de las actividades que tienes que realizar y al lado de cada actividad pones el impacto de esa actividad en el cumplimiento de tus objetivos y al lado, el tiempo que toma realizarla. Luego ordenas de menor a mayor impacto, siendo la actividad de impacto 1 la más importante y empiezas por ella. Cada día reorganizas tus actividades en función de su impacto y enfocas tu energía en las más importantes. Más allá de la metodología, el punto importante es que no es relevante estar lleno de cosas por hacer, sino enfocarse en hacer las cosas de mayor impacto que es donde más probabilidad tienes de alcanzar lo que buscas.
Muchas organizaciones, por el COVID, saltaron bruscamente a un formato de teletrabajo. Este cambio disruptivo, generó algunas percepciones en el imaginario, como una sensación de que, por no ir a la oficina, es como no estar haciendo nada, o que si no me ven, debo demostrar que si estoy trabajando, esto combinado con el temor por un potencial despido debido a la afectación económica a las empresas, hizo que muchos trabajadores sientan la necesidad de extenderse en sus horas de trabajo, y cómo sus colegas de los que necesitaban algún insumo para su actividad estaban en la misma situación, se aumentó el ritmo. Finalmente estos elementos combinados generaron que empresas que estaban configuradas con una maquina para ir a 100Km/hora, aceleren a 150Km/hora, pero después de llegar a la nueva normalidad, en muchas empresas no logra bajar el ritmo, aunque la gente esta cansada y tiene quejas y preocupaciones por el aumento de la carga laboral, no lo expresa y tampoco baja el nivel de requerimientos en horarios extendidos, finalmente muchos están con su computadora en casa y si me falta un dato para el reporte que hay que realizar, pedir esa información fuera del horario normal, no sería un problema. El problema con este formato de teletrabajo actual es que si la maquina no estaba configurada para ir a esa velocidad, tarde o temprano acabará fundiéndose. Sin embargo, es una actividad que las empresas deben tomar las riendas, ya que, sin ello, el personal va a seguir la inercia y esto puede traer consecuencias más perjudiciales. A esto hay que sumar la sensación de los colaboradores en el hogar, una sensación de no sentir que esta trabajando, sino que está en casa y por lo tanto dedica mayor tiempo a las actividades del trabajo. Anteriormente, en el trabajo había más tiempo para conversar con los colegas, tomar un café y darse un tiempo para pensar, pero en el hogar, la sensación de no estar en la oficina puede generar una preocupación de hacer más cosas, sin dedicar tiempo a la reflexión.
Los seres humanos somos por definición animales sociales. Necesitamos la aceptación de un círculo y estamos programados para querer complacer los requerimientos de otros de forma que podamos sentirnos bien y sentir que hemos cumplido. Esta configuración hace que, aunque tengamos muchos requerimientos, sea difícil decir que no a otros, y acabamos cargados de más responsabilidad que no necesariamente apuntan a generar el mayor impacto, sino a atender requerimientos de todo tipo, incluso los de baja prioridad, pero que toman tiempo. Si a esto le sumamos que, aunque los colaboradores necesitan trabajar en equipo para alcanzar resultados, hay muchos requerimientos que sólo sirven para cumplir con una formalidad y que no agregan valor a la organización ya que el esfuerzo es mayor que el beneficio entramos en una espiral viciosa que afecta el desempeño general. Los colaboradores no siempre conocen los objetivos, misión y visión de la organización como para poder diferenciar lo prioritario, pero las solicitudes de todas las áreas lo muestran como algo prioritario y urgente, lo que los lleva a un gran derroche de energía, que no necesariamente aporta a generar el mayor impacto. Si combinamos este factor con el formato del teletrabajo por COVID, ya que pueden existir personas que generen más requerimientos sólo por el sentimiento de querer que se note que están trabajando, genera una fórmula peligrosa para la organización. Es necesario saber decir que no, y priorizar lo que genere impacto.
Sólo la reflexión y el análisis enfocan la estrategia y sin tiempo no es posible de realizar, la fórmula de la innovación incluye como uno de sus ingredientes clave al tiempo y el aprendizaje también requiere tiempo. En estos tres elementos vemos que el tiempo es un componente clave que puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. El problema es que el tiempo es uno de los elementos más escasos hoy en día. Si consideramos los factores anteriores, veremos que los trabajadores han reducido grandemente su tiempo disponible para el análisis, la reflexión, la innovación o el aprendizaje. A medida que buscamos sentirnos activos, trabajando y realizando cosas para una organización, también nos enfocamos en cosas operativas que nos distancian de alcanzar el impacto según las prioridades. De hecho, existen muchos trabajadores que se sienten mal cuando, durante el teletrabajo, dedican un poco de tiempo a reflexionar sobre su negocio y esto es un problema que hace peligrar el nacimiento de nuevas ideas. Estudios realizados por los psicólogos Karen Gasper y Brianna Middlewoo de la Universidad de Pensilvania demuestran que el sentimiento del aburrimiento, aunque no es deseado por las personas, permite posteriormente alcanzar mayor creatividad y por lo tanto conseguir nuevas alternativas o soluciones a problemas existentes. Es necesario dejar de sentir culpa por tomar tiempo libre en teletrabajo porque puede ayudar de forma efectiva al análisis, la reflexión, el aprendizaje y la creatividad.
Considerando estos cuatro elementos, es necesario hacer un alto. Si estas leyendo este artículo y te ha ocurrido algo de esto, para por un momento el infinito quehacer diario y haz el firme propósito de detener esos comportamientos. Comienza una nueva rutina, una que se enfoque en las prioridades y el impacto. Incluye estos puntos dentro de tu plan para el 2021 y transforma el estado actual de tu negocio. Por el contrario, si esto no te ha pasado, pero tienes colegas que podrían estar pasando por algo similar, compártelo con ellos para que puedan analizar si es viable aplicarlo en su vida diaria.
