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Cuando una empresa decide confiar su comunicación interna a un tercero no solo busca un canal por el que hacer llegar sus mensajes a su equipo, busca asesoramiento, ideas, formación e información.
A la hora de elegir una solución de comunicación interna, tan importante es analizar las funcionalidades y operativa de la herramienta en sí, como asegurarse de que lleva aparejado un servicio de acompañamiento y seguimiento eficaz.
Antes de decidirse por un proveedor, la compañía deberá realizar un autodiagnóstico de lo realizado hasta la fecha en materia de comunicación interna y definir una estrategia acorde con su estructura, posibilidades y valores. Esas dos variables, más un listado de las características que tendría la herramienta de comunicación interna ideal, facilitarán en gran medida el proceso de elección.
Una vez elegido el proveedor y el tipo de herramienta con la que la empresa gestionará su comunicación interna llega el momento de la formación. Este paso es básico ya que permitirá a los administradores y a las personas responsables de la animación de la solución conocer todo su potencial y sacarle el máximo rendimiento. Esas formaciones deben ser muy variadas y abarcar aspectos técnicos (cómo hacer publicaciones o conocer todas las funcionalidades) y estratégicos (técnicas para motivar a los equipos o creación de contenidos). También se deberá informar/formar a los empleados para aumentar su motivación e implicación en el proceso desde el primer momento.
El siguiente paso consiste en definir la estrategia de comunicación interna. El asesor guiará a la empresa en el establecimiento de las directrices que forjarán su comunicación interna. Propondrá guías y modelos que se adapten a lo que su cliente necesita para conseguir los objetivos establecidos.
Una vez que se ha lanzado la plataforma y la empresa ha empezado a interactuar con sus empleados, el asesor organizará reuniones periódicas para seguir de cerca la evolución del trabajo realizado. Es el momento de interpretar las estadísticas y adaptar la estrategia de comunicación interna al devenir de la empresa. Para ello, se tendrán en cuenta múltiples factores como el clima laboral, las interacciones registradas por la herramienta, los temas que han generado más o menos interés, algunas tendencias externas, etc.
Otro aspecto en el que el asesor resulta muy útil para la empresa está relacionado directamente con la creación de contenidos. Mantener la creatividad y buscar nuevos temas puede ser un lastre para muchos responsables de comunicación interna que, en realidad, son gerentes o directores de recursos humanos. Por esta razón, las ideas de publicaciones relacionadas con un sector de actividad o un área determinada de la empresa (ventas, calidad o recursos humanos, entre otros) son muy apreciadas por los clientes. También lo son las estrategias para motivar a la plantilla a través de la comunicación interna que incluyan ideas, claves, consejos, etc., especialmente en estos momentos en los que los equipos se encuentran disgregados, trabajando en diferentes ubicaciones a causa de la pandemia.
En definitiva, la figura del asesor o coach juega un papel esencial en comunicación interna ya que es el encargado de establecer un contacto personal y privilegiado con los clientes. Mantener la cercanía con ellos es muy importante y ganarse su confianza le ayudará a elaborar su plan y estrategia de comunicación interna. Sin duda, se trata de una figura que debe estar a disposición del cliente en cada una de las etapas y aportar valor añadido durante todo el tiempo que dure la colaboración.
