El 31 % de los responsables de marketing que trabaja con presupuestos ágiles le resulta más fácil conseguir presupuesto adicional

“Voy a gastar este presupuesto que, si no, el año que viene me lo reducen”, “hablamos el próximo año que ya tendré presupuesto para ello”, “dime qué inversión sería necesaria para incluirlo en el presupuesto del año que viene”, “hazme primero esto y ya cuando tenga más presupuesto añadimos el resto” … Estas frases habituales de la planificación tradicional de presupuestos podrían tener las horas contadas ante al avance de los presupuestos ágiles en las empresas, apuntan desde la tecnológica Paradigma Digital.

Del 47 % de startups que fracasaron en 2022 por falta de financiación, casi la mitad (el 44 %) lo hizo por una falta de control sobre su liquidez, según datos de un estudio elaborado por CB Insights. Por el contrario, según un estudio de Google, al 31 % de los responsables de marketing que trabaja con presupuestos ágiles le resulta más fácil conseguir presupuesto adicional para nuevas acciones que no estaban previstas en su planificación inicial.

Y es que, en un entorno empresarial en constante cambio, la planificación financiera anual se enfrenta a desafíos significativos que limitan la precisión y la adaptabilidad de las organizaciones. “La presupuestación tradicional, que suele definir los recursos económicos de una empresa con al menos un año de anticipación, presenta varios problemas: rigidez, dedicación excesiva a la planificación, incertidumbre, desviación respecto a las realidades cambiantes y, en muchos casos, desperdicio de recursos”, apunta Alberto García del equipo agile de Paradigma Digital.

Los presupuestos tradicionales incentivan la recepción de fondos frente al trabajo realizado ya que se presupuesta un dinero para un proyecto sobre el que no se sabe su impacto real final. Por el contrario, los presupuestos ágiles no se fijan en función del coste, si no de la inversión necesaria para conseguir unos resultados. Desde Paradigma señalan cinco errores habituales que se podrían solucionar con el uso de presupuestos ágiles:

Estrategias rígidas o adaptadas a lo que ya ha funcionado en el pasado.

Implementar presupuestos incrementales de manera efectiva requiere una nueva forma de diseñar y ejecutar la estrategia. Esto incluye establecer objetivos claros y medibles para cada iteración, permitiendo ajustes rápidos basados en el rendimiento actual y las condiciones del mercado. La estrategia debe ser lo suficientemente flexible para incorporar nuevos conocimientos y cambios en las prioridades.

Toma de decisiones anuales.

La capacidad de la empresa para integrar tecnología que apoye la monitorización y la toma de decisiones es crucial. Herramientas de análisis financiero en tiempo real, sistemas de gestión de proyectos ágiles, y plataformas de colaboración digital son esenciales para facilitar este nuevo modelo que permite planificar las necesidades comerciales futuras a partir del presupuesto existente y priorizando las decisiones para seguir siendo rentable y competitivo.

Falta de precisión

Al reevaluar y ajustar el presupuesto en ciclos más cortos, las empresas pueden responder mejor a cambios y realidades emergentes, buscando que la probabilidad de que la distancia entre la previsión y la realidad disminuya.

Estructuras y departamentos estancados

Las empresas deben transformar su modelo de operación, adoptando un enfoque que permite ajustes rápidos y continuos en la asignación de personas y recursos. Esto incluye la implementación de desarrollos incrementales y la adopción de modelos de Producto Mínimo Viable (MVP, Minimum Viable Product), que permiten probar y ajustar productos o servicios en ciclos cortos y repetitivos. Además, es imprescindible redefinir los procesos y estructuras organizativas. La organización debe ser flexible y dinámica, con una estructura que facilite la colaboración interdepartamental y el flujo continuo de información. Esto puede requerir un nuevo modelo de oficinas de proyectos, donde la gestión se base en entregas frecuentes y retroalimentación constante.

Falta de adaptación y transparencia

Con presupuestos ágiles las decisiones financieras se ajustan rápidamente, alineándose con nuevas prioridades sin esperar un año completo. Además, permite una mejor visibilidad y transparencia sobre el uso de recursos y construye un sistema de confianza basado en resultados empíricos.

La transición a presupuestos incrementales requiere una transformación integral que afecta a todas las áreas de la organización: cambios en el modelo operativo, en la cultura, en los procesos y estructuras, y en la forma en que se diseñan y gestionan las estrategias. El modelo de implantación puede variar según el tamaño de la empresa, la industria, la madurez organizacional en el uso de metodologías, etc... “Es un enfoque que, si se implementa correctamente, puede llevar a la empresa a nuevos niveles de efectividad, antifragilidad y adaptabilidad, alineando los recursos financieros con las realidades cambiantes del mercado y las necesidades específicas de cada empresa”, concluye García.