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Por Redacción - 12 Junio 2018
Con el buen tiempo empiezan las Bodas, Bautizos y Comuniones pero también se multiplican los eventos empresariales y de marcas. Sin embargo, nada tiene que ver la organización de estos eventos corporativos con lo que se hacía hace unos años. La evolución de la comunicación y el marketing en la organización de eventos ha dado giro de 380º gracias a las nuevas tecnologías y la Era Digital. Ahora el evento no se dirige únicamente a los asistentes sino también a todos los que pueden ser partícipes a través de Internet.
"Lo que ayer funcionaba, no funciona hoy ni lo hará mañana. El objetivo de cualquier evento sigue siendo emocionar e impactar al asistente pero ahora hay dos tipos de público: uno que asiste físicamente y otro que lo hace de una forma virtual. Esto supone que la organización debe ir enfocada a ambos y que la estrategia de comunicación toma más relevancia ya que ahora requiere un plan diseñado para la difusión digital. Aquí es donde toman especial importancia canales como las redes sociales, las notas de prensa y las convocatorias", asegura Raquel Coba, directora de Agenciasdecomunicacion.
Las redes sociales influyen directamente en la organización de los eventos de marcas. Tener el control de las Facebook, Instagram o Twitter es algo básico e intentar ser trending topic un objetivo. Para lograrlo es imprescindible contar con una estrategia basada en el uso de etiquetas a las que hay que darle difusión tanto en las redes sociales como en el propio evento, por ejemplo, en roll ups, pantallas de televisión, en actividades en donde se pida al público que las utilice o incluyéndolos en cada comunicación sobre el evento (notas de prensa, newsletters, emailing, convocatoria, etc.).
Ahora más que nunca, los eventos son un canal de comunicación vivo que buscan que los asistentes empaticen con la marca y se sumerjan en una experiencia única. Hay que impactar. Y la experiencia comienza desde que los asistentes reciben la invitación o la empresa lanzan la nota de prensa para informar sobre el evento. Para impactar, los organizadores eligen espacios singulares que se adapten al estilo de lo que se quiere trasmitir la empresa, crean nuevas e innovadoras ideas y cuentan con tecnologías que hacen estas celebraciones más espectaculares y visuales.
"La idea es que el entorno, la ubicación, las actividades, lo que se ofrezca… esté en línea con el mensaje a la vez que impacte al asistente. Para ello hace falta un equipo creativo potente que tenga la capacidad de sorprender y superar las expectativas de lo esperado. El objetivo es ofrecer una experiencia única que dé mucho de qué hablar cara a cara y en la red, así que la emoción y la personalización serán las protagonistas para lograr el fin. Pero de nada sirve el esfuerzo si esto no se comunica y no llega al público", explica Coba.
"Las notas de prensa son un apoyo fundamental para los eventos. Enviar información sobre una presentación, un congreso o una inauguración, y qué acciones se van a realizar, qué novedades se darán a conocer, etc. propicia sin duda un mayor éxito del acontecimiento. Los eventos corporativos tienen que ir acompañados de una estrategia de comunicación que al menos incluya dos notas de prensa: una previa con toda la información para atraer al público y una posterior con datos, fotos y conclusiones del evento en sí para que se siga hablando del mismo", afirma Ivana Padierna, directora de Tech Sales Group.
No obstante, la competitividad en la organización de eventos ha aumentado en los últimos años. Además de nacer nuevas agencias especializadas en esta actividad, han surgido plataformas como Wimet que se definen como el Airbnb de los eventos. Algunos defienden que el futuro de los eventos corporativos está en el value for money, para la empresa será mucho más interesante promover un evento por el que el consumidor esté dispuesto a pagar.
