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Por Redacción - 14 Noviembre 2019
Parece que todos conocemos las funciones de un project manager, resumidamente, podríamos decir que su función principal es gestionar un proyecto de una empresa. ¿Pero conocemos cuáles son los errores más comunes que cometen los project manager? A continuación, los descubrimos.
El project manager, tradicionalmente, es el jefe de proyectos, la persona encargada de llevar a cabo los proyectos de una empresa y, que, además se realicen correctamente. Ha de saber coordinar equipos y ver qué necesidades conlleva cada tarea. Pero, para poder realizar todas las funciones correctamente, se ha de gestionar todo con orden, aún teniendo conocimientos y herramientas de product management, un proyecto no llegará a triunfar si no cuentas con un project manager que tenga las cualidades necesarias para saber coordinar un equipo y así, cumplir con los objetivos establecidos.
El project manager ha de ser un profesional que sea capaz de convertirse en líder de equipos y comprometerse con la gestión de todas las etapas del proyecto. Tendrá que tener muy buena comunicación con los demás compañeros de equipo y, además, tendrá que adelantarse a los problemas para así, poder buscar soluciones a tiempo y conseguir los objetivos establecidos dentro de los plazos acordados.
Falta de comunicación
Los malentendidos no faltan nunca en el desarrollo de un proyecto. A veces, el Project Manager quiere demostrar que lo conoce todo y en muchas ocasiones, aunque tengas ese puesto de trabajo también sigues aprendiendo cosas nuevas. Todas las suposiciones son peligrosas en el entorno de los proyectos ya que se puede llegar a situaciones de riesgo y provocar un fracaso. La mala comunicación genera un círculo que hiere al proyecto, generando desconfianza, falta de credibilidad, mal ambiente laboral y una de las peores cosas, falta de motivación.
La comunicación del project manager y su equipo tendrá que ser continua y directa durante todo el proyecto. Es importante escoger canales de comunicación concretos y tiempos adecuados para evitar uno de los errores más comunes que es este, la falta de comunicación.
Estimaciones de precios y plazos
Cuando no se sabe a ciencia cierta el tiempo que conlleva realizar una tarea o desconocemos su coste, se acostumbra a realizar una estimación la cual a veces puede fallar y ese error, finalmente, repercutirá negativamente en el proyecto.
Mala gestión del equipo
Si todas las personas que forman el equipo no están interesadas y no están comprometidas al 100% con el proyecto, éste puede llegar a convertirse en todo un fracaso. Es importante conocer qué estrategia se ha de seguir y se han de apoyar los objetivos por los cuales trabaja todo el equipo.
Exceso de optimismo
Otro error que comete el project manager es que a veces, cuando ya sabes quién va a formar parte de tu equipo para el siguiente proyecto, confiamos demasiado en él. A veces, esto es un error. Podemos tener positividad en que es un equipo que puede funcionar pero no nos podemos confiar y se ha de trabajar igual que con cualquier otro equipo.
Saber gestionar cambios
Sufrir cambios durante un proyecto es muy normal y de lo más común. El error a veces es que no sabemos cómo analizar o priorizar esos cambios y con ello, incorporarlos en el proyecto. Es importante para estos casos, definir un proceso de gestión de cambios y compartirlo con todo el equipo al iniciar el proyecto.
Usar herramientas adecuadas
Aunque parece que el Diagrama de Gantt es una de las metodologías de gestión de proyectos más extendidas, no significa que siempre sea la única necesaria para el project management. Uno de los errores más comunes en este caso es olvidar que los planes de gestión de recursos, o los costos o flujos de trabajo son algunas funciones que una buena herramienta debería facilitar el proyecto. Es importante asegurarse de que las herramientas que se van a utilizar están adaptadas a las necesidades del equipo y proyecto.
Comportamiento adecuado
A veces, los malos modos, los gritos o conversaciones subidas de todo, son también errores que comete un Project Manager. Con este tipo de actitudes, se lleva hacia la pérdida de respeto del equipo y la vergüenza de la organización.
No hacer benchmarking ni mediciones
Es importante establecer un estándar para medir el progreso de cada proyecto desde el principio. Es muy recomendable programar revisiones semanales para asegurar que se encuentra en el camino correcto y tener un marco que poder seguir como va todo el proyecto.
Por otro lado, es importante saber que se pueden evitar los errores de gestión de proyectos. Revisar y actualizar el plan de proyecto e ir contrastando con datos reales, es la mejor manera de poder evitar problemas antes de que aparezcan. Para mejorar todos los hábitos y no cometer errores cuando estás en medio de un proyecto importante, es recomendable formarse en Project Management de esta manera podrás aprender a trabajar aplicando las metodologías ágiles.
