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Toda empresa por pequeña o grande que sea necesita comprar múltiples y variados productos: tóner, papel, materias primas, café, etc. Alguien en la empresa tendrá que hacerlo, queramos o no.
Curiosamente es uno de esos raros departamentos que se relaciona con absolutamente todos los de la empresa (sin excepciones) y tendrá que convivir de la forma más armoniosa posible.
Tiene una función claramente interna, solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen y una función claramente externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, si procede, las mejores condiciones para nuestra empresa.
También podemos hablar que tiene una función económico-financiera, económico en tanto en cuanto debe cuidar los costes y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios comprados.
El departamento y las funciones de compras-aprovisionamiento pueden ser contempladas desde una visión estratégica en tanto que participara de los programas y los planes que se establezcan a corto, medio y largo plazo, y táctica ya que deberá proceder con la operativa del día a día, solucionando todo aquello que sea requerido al momento.
La búsqueda, evaluación y selección de proveedores será una de las tareas que desde el departamento se deben realizar, tarea sin duda de las más importantes que garanticen un suministro continuado, de acuerdo a las especificaciones y requerimientos establecidos que garanticen el mantener el nivel de calidad ofrecido a sus clientes.
Una parte sumamente interesante en las funciones de compras es la negociación con los proveedores, siempre atendiendo a la premisa ganar-ganar, haciendo socios, más que proveedores, en quien confiar plenamente y teniendo siempre presente que trataremos con personas no con entes, por lo que nuestra capacidad de relación estará siempre manifestándose.
No podemos hablar de este tema sin hacer referencia, de forma muy especial, a la parte ética, ya que dada la naturaleza de las funciones pueden ser susceptibles de ofrecimientos y actos que atenten contra los principios más elementales de la honestidad, repercutiendo sin duda en nuestra propia imagen personal y la imagen que la empresa pueda tener en el entorno en el que participa.
Y para finalizar, como no, se debe hablar del futuro de las compras. Como internet y las nuevas tecnologías van cambiando las formas y procesos en que se realizaran estas actividades. Asistimos lentamente a la supresión de los documentos escritos sobre papel y que se controlan de forma digital. Actualmente a quien no le suena los conceptos de e-business, e-comerce, e-procurement. Un mundo cambiante al que también nos debemos adaptar para no perdernos en la prehistoria.
En definitiva las compras-aprovisionamientos es un mundo apasionante de relaciones internas y externas que requieren un perfil profesional cuidado y bien formado por su trascendencia en la contribución al beneficio, que duda cabe que una buena gestión eficiente (aunque algunas veces solo pueda ser eficaz) puede ahorrar mucho dinero a nuestra empresa, algo que formara parte de nuestro cometido.
