Pautas esenciales para elaborar un Plan de Comunicación

Elaborar un buen plan de comunicación no es tarea fácil, especialmente para una pequeña o mediana empresa hotelera.

Su organigrama reducido, la falta de conocimiento, las urgencias de tareas cotidianas que requieren una respuesta más inmediata, sus limitaciones de presupuesto y el hecho de asociar a menudo que marketing y comunicación es algo caro posible tan solo para las grandes marcas alejan a las Pymes de aprovechar una oportunidad real para mejorar sus relaciones con sus clientes tanto internos como externos.

La comunicación no debe entenderse como un mecanismo de venta sino como parte esencial del Plan de Marketing de la empresa y, por tanto, como una herramienta más que requiere de análisis antes de lanzarnos a ello sin saber muy bien por donde andamos.

Las Pymes no suelen contar con un departamento especializado en esta materia por lo que muchas de las iniciativas que se llevan a cabo en materia de comunicación no suelen estar bien orientadas, con acciones un tanto dispersas y con objetivos poco claros e imprecisos.

Lanzarse a abrir un perfil corporativo en Facebook o tuitear un par de veces al día pueden ser tareas que englobe tu plan de comunicación pero que no necesariamente lo define como tal. Es decir, remar sin dirección no nos lleva a ninguna parte. Tenemos que ser más concretos y precisos a la hora de diseñar nuestro plan de comunicación.

Para empezar deberíamos definirlo. Básicamente, un plan de comunicación es un documento que recoge los objetivos, acciones y estrategias de comunicación que una empresa se plantea llevar a cabo tanto interna como externamente. Por tanto si deseamos comunicar y queremos hacerlo bien:

1. Determinar los objetivos
2. Decidir a quién vamos a orientar nuestra comunicación. No vamos a comunicar para todo el mundo aunque todos puedan oír nuestro mensaje. Se trata de proyectar nuestro plan de comunicación al público que nos interesa. Para ello debemos segmentar nuestro público en función de los objetivos y las acciones que deseamos realizar.
3. Cualquier mensaje no es válido. primero que se nos venga a la cabeza probablemente no funcionará. Tendremos que saber qué queremos decir y cómo deseamos decirlo.
4. En cualquier sitio y a cualquier hora. Esto suena más a improvisación que a planificación. Así que será mucho mejor elegir los canales donde vamos a transmitir el mensaje y determinar la frecuencia con la que los utilizaremos.
5. Fijar los recursos. La comunicación especializada no es cara pero tampoco es gratis. En base a nuestro presupuesto y recursos debemos definir un plan de comunicación que se ajuste a nuestras necesidades. Quizás no podamos cubrirlas todas en una primera fase pero siempre será mejor centrarnos en lo que tenemos y cómo podemos usarlo para sacar el mayor provecho posible. Lo demás será una pérdida de tiempo y dinero.
6. Ejecutar el plan. De nada sirve dejarlo todo escrito en el documento. Hay que ponerse en marcha, ejecutar paso a paso cada una de las acciones que hemos proyectado en nuestro plan de comunicación.
7. Seguimiento. Las acciones implementadas deben están supervisadas, sujetas a control y revisión. Esto nos permitirá medir el valor de las acciones y corregir en su caso posibles desviaciones.

CONCLUSIÓN

Hagas lo que hagas y antes de empezar a elaborar tu plan de comunicación es conveniente que te centres en los recursos humanos que tiene tu organización. Quizás existan perfiles interesantes que además se manejan bien con las nuevas tecnologías o a lo mejor debemos optar por potenciar esos perfiles con una formación específica.

Quizás empezaste con un blog y lo olvidaste a los dos días, quizás tu web está obsoleta o tus tarjetas de visita requieren un cambio.

Analiza la situación, detecta tus necesidades pero también tus puntos fuertes, qué funciona y qué no.

Mirándonos a nosotros mismos seremos capaces de entender no solo nuestras necesidades sino cómo empezar a elaborar un plan de comunicación.

Y tú PYME, ¿Tiene ya un plan de marketing y comunicación?