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Participando hace unos días en un taller de comunicación, el debate derivó en si la nota de prensa había muerto o no, una cuestión que lleva coleando muchos años entre los colegas de profesión.
En mi opinión y, lógicamente desde mi formación de periodista, creo que el formato de nota de prensa es necesario tanto para las agencias o consultoras de comunicación como para las empresas clientes y medios de comunicación. Es más creo que la nota de prensa es en sí misma la herramienta básica de trabajo en las relaciones con los medios de comunicación. ¿Por qué? Simplemente porque en la mayoría de los casos es la tarjeta de visita, la presentación de un tema a un periodista que luego está en su mano el desechar, publicar la nota de presa o ampliar la información convirtiéndose en este último caso en el "creador o constructor" de su propia noticia.
De hecho cuando se llama a una redacción y expones el tema lo primero que te solicita el periodista es que le envíes la nota de prensa para su evaluación, por tanto su redacción y envío, solo es el primer paso del trabajo del consultor de comunicación. Posteriormente, viene el trabajo duro: convencer a los periodistas de que esa nota de prensa es importante para sus audiencias y lectores de sus medios y ahí es donde se debe introducir ese toque de relaciones públicas;). Este es el trabajo más difícil y el cuál se prolonga durante el tiempo de vida útil de la nota de prensa.
Además se debe elaborar y/o proporcionar a los periodistas todo el material necesario para facilitar su trabajo, por ello la nota de prensa debe ir acompañada de otro tipo de materiales de apoyo que permitan a cada medio "crear su propia noticia". Este trabajo, implica un esfuerzo extra para el consultor.
En este sentido, hoy en día y gracias a las nuevas tecnologías, algunas agencias disponen de salas de prensa 2.0 a través de las que pueden difundir materiales de apoyo que acompañen a una nota de prensa y que a su vez obedezcan a las necesidades de cada medio. Así en el caso de la televisión, un vídeo con imágenes relativas a la información o con declaraciones del portavoz de la compañía o institución, serán de gran ayuda para el medio. Un radiocomunicado servirá para emisoras de radio, imágenes en alta resolución para los medios impresos y en no tan alta servirán para los medios digitales.
Por otra parte hay que tener en cuenta que la nota de prensa es también el más volátil de todos los documentos que se puedan distribuir a los medios de comunicación, pues responde a un acontecimiento de actualidad ya sea el lanzamiento de un producto o el posicionamiento de un líder de opinión frente al tema del día, entre otros. Esta es la razón por la que la nota de prensa tiene una vida útil muy breve. Esta característica se debe tener en cuenta en su redacción, debiendo eliminar datos inútiles o redundantes, información sobre ideas ajenas al tema central del comunicado, etc.
En cuanto a la frecuencia de su envío, pues como todo en la vida... "lo poco gusta y lo mucho cansa", en mi opinión notas de prensa sí, pero en su justa medida. Y es que el uso y abuso que se ha hecho de este formato en los últimos años ha llevado a los medios a cansarse de que algunas empresas piensen que cuantas más notas de prensa se lancen de una institución más se incrementará su imagen pública.
El número de notas de prensa que puede lanzar una compañía al mes dependerá así no solo de la relevancia de la misma sino sobre todo del interés que generé en el público y en los medios en general. Hay empresas para las que el envío de una nota de prensa al mes es más que suficiente e incluso en algunos casos yo les recomendaría una cada dos meses. Sin embargo otros pueden ampliar notablemente ese número de notas. En este sentido, recuerdo como ejemplo que hace más de 10 años fui responsable de la cuenta de uno de los principales mayoristas de hardware informático en España. Lanzaba 10 notas de prensa al mes y os puedo asegurar que nos publicaban hasta 5 y 6 notas en la misma publicación. Esto nos lleva a la conclusión de que no existe un número mágico en cuanto al número de notas de prensa que se debe enviar a los medios. Siempre hay que tener en cuenta múltiples factores a la hora de elaborar el plan de comunicación y por tanto en cuanto al número de envíos de notas de prensa que hay que realizar a los medios.
Igualmente se tiene que ser consciente de que los medios se encuentran saturados de información y están hartos de las organizaciones que emiten de forma incansable información no relevante. Las consultoras de comunicación debemos evitar este agotamiento. La razón, muy simple: cuando una consultora envía informaciones no relevantes sobre su cliente a los medios, la relación entre ambas partes termina desgastándose. Llega así un momento en el que el medio termina por no hacerse eco de esas informaciones, la consultora no logra el objetivo que quiere su cliente y este termina por decidir cambiar de agencia. Lo ideal para ambas partes es que la empresa cliente se deje asesorar por el consultor de comunicación como si de un médico se tratará haciendo caso de su consejo para mantener y mejorar la salud de su comunicación empresarial.
