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Hoy en día organizar una rueda de prensa que atraiga la atención de los periodistas, y además genere el mayor número posible de impactos en los medios, se ha convertido en una tarea mucho más complicada que hace años atrás. Y es que con la llegada de la crisis también llegó la reducción de las plantillas en las redacciones de los medios y con ello un notable descenso de la presencia de los periodistas en esta clase de eventos.
Aun así, muchas veces convocar una rueda de prensa, aunque arriesgada, es la opción más idónea para lanzar una nueva gama de productos, un servicio o comunicar un hecho relevante sobre nuestra compañía.
Es en este punto cuando los departamentos y las agencias de comunicación tienen que sacar toda su artillería para que al final su rueda de prensa sea un éxito. No solo deben captar la atención de los periodistas, sino lograr su asistencia, y esto último es el principal reto. Después conseguir que se publique la información no sólo en los medios que asisten, sino también en los que no pudieron finalmente asistir, se convierte en un triunfo.
Todos estos condicionantes convierten los días previos al evento en un amasijo de nervios donde se cuenta el número de periodistas que ha confirmado la asistencia como si fueran pepitas de oro y se calcula con cierto temor cuántos de los que confirman su asistencia faltarán a última hora.
Así pues convocar una rueda de prensa supone mucho esfuerzo, trabajo y sobre todo paciencia, pero en la mayor parte de las ocasiones sigue dando sus frutos.
Lo mejor es dejar la organización de la rueda de prensa en manos de profesionales ya sea en manos del propio departamento de comunicación interno de la compañía o delegarlo a una agencia de comunicación y relaciones públicas. No obstante si aun así como gerente o directivo prefieres lanzarte solo a esta aventura te conviene saber cuáles son los errores más comunes a evitar a la hora de convocarla:
No revisar el calendario de eventos
Antes de convocar tu rueda de prensa comprueba el calendario de eventos de otras empresas en función del sector, tema o sección donde es factible que se publique tu información. Celebrar la rueda de prensa el mismo día que otras compañías, y más si son las grandes de tu competencia, puede convertir tu convocatoria en un absoluto fracaso. Incluso comprobándolo siempre pueden suceder acontecimientos dentro de tu sector o de inminente actualidad que escapan a nuestro control y que desvían la atención y los pasos de los periodistas hacia otra dirección.
Convocarla a horas inadecuadas
Siempre digo que convocar una rueda más tarde de las 12.00h de la mañana es jugársela a la ruleta rusa. Lo ideal es entre las 10.00h y las 12.00h. Hay que tener en cuenta que los informativos de la radio comienzan a la 13.00h y los locales de la televisión a las 14.00h.
Convocarla por la tarde, es hoy en día casi un suicidio. Los periodistas escriben los artículos en los periódicos por la tarde así que para que se autorice la salida de un redactor tiene que considerarse el tema de la rueda de prensa de vital importancia.
Seleccionar a los medios adecuados pero a los periodistas incorrectos
No solo debes cerciorarte de seleccionar los medios adecuados para que difundan tu información sino también de que se lo envías a la sección y al periodista adecuado.
No convocar a las agencias informativas
Olvidarse de convocar a las agencias informativas es un grave error que te puede costar muy caro pues estas elaboran la información y la distribuyen entre los medios. Esto permite que nuestra información se difunda en mayor número de medios de los que realmente asisten a la rueda. En definitiva la presencia de agencias informativas en tu rueda de prensa supone un mayor de número de impactos en los medios y por tanto te permite conseguir una mayor difusión de tu información.
No molestarse en convocar a la radio y la televisión porque "no suelen asistir"
Si no convocas a la radio y la televisión entonces "seguro que no van". Es cierto que tanto la radio y la televisión no suelen asistir a actos que no sean convocados por instituciones u organismos oficiales y menos a eventos corporativos. Es también cierto que la prensa escrita suele ser la que más acude a este tipo de eventos. Pero asistan o no, es importante no olvidarse de convocar a estos medios y no dar por hecho que no asistirán o que nuestra información no será de su interés.
Y es que aunque los medios audiovisuales no suelen asistir a este tipo de eventos corporativos les podemos ofrecer, o incluso si tenemos suerte nos pueden solicitar sobre todo la radio, una entrevista. No desaproveches esa oportunidad.
Enviar la convocatoria y no molestarse en hablar con los periodistas
Enviar una convocatoria por correo electrónico y olvidarse del trato individual con cada medio es uno de los errores más comunes. Es verdad que los periodistas reciben al día un gran número de convocatorias y notas de prensa, y si insistimos podemos caer en el error de ser pesados. Pero es vital establecer un primer contacto con ellos para conocer si han recibido la información y cuáles son los puntos de interés del propio periodista y del medio respecto a la misma, utilizándolos de este modo para hacer más atractiva nuestra convocatoria. El secreto es "insistir pero en su justa medida".
No hacer ningún tipo de seguimiento
Una vez que confirmamos la recepción de la convocatoria es importante llamar para confirmar la asistencia. Para ello lo más aconsejable es empezar por la prensa escrita y dejar a las agencias, radio y televisión en último lugar ya que se rigen por la agenda diaria, lo ideal en este caso es esperarnos al día previo, pero si te comen los nervios puedes calmarlos adelantando el contacto dos días antes.
Desmoralizarse ante las respuestas de los periodistas
No te desmoralices ni tires la toalla cuando hagas las llamadas de seguimiento o confirmación y los periodistas te pidan que se lo vuelvas a enviar o te indiquen que nos les ha llegado o que no encuentran la convocatoria. Pregúntales si desean que se la envíes de nuevo y en caso afirmativo vuelve a enviársela. La paciencia es una gran virtud y mientras que no te digan en su respuesta explícitamente que "no asistirán", no debes dar nada por perdido.
En definitiva, si evitas cometer estos errores seguro que tendrás mucho ganado. Como ya hemos dicho antes, convocar una rueda de prensa supone mucho trabajo, esfuerzo y sobre todo requiere mucha paciencia por lo que no debes desesperar, porque al final como dice el proverbio aunque "la paciencia es un árbol de raíz amarga, da frutos muy dulces".
